Business Manager

Ziel der Position:

Verantwortlich für die Optimierung der internen Prozesse und die Verwaltung aller administrativen und operativen Aufgaben des Unternehmens. Der Operations Manager stellt sicher, dass die täglichen Geschäftsvorgänge reibungslos ablaufen, Ressourcen effizient eingesetzt werden und alle administrativen Aufgaben (einschließlich der Verwaltung von Freelancern) termingerecht und korrekt erledigt werden.

Hauptverantwortlichkeiten:

1. Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung:

   • Identifizierung und Verbesserung interner Prozesse zur Steigerung der Effizienz und Kostensenkung.

   • Sicherstellung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und Standards.

   • Einführung neuer Technologien und Tools, die die Betriebsabläufe optimieren.

2. Buchhaltung und Finanzmanagement:

   • Verwaltung der Unternehmensbuchhaltung, einschließlich der Überwachung von Einnahmen und Ausgaben.

   • Zusammenarbeit mit externen Steuerberatern für Jahresabschlüsse und Steuererklärungen.

   • Budgetplanung und -überwachung zur Sicherstellung einer gesunden Finanzlage des Unternehmens.

3. Freelancer-Management:

   • Rekrutierung und Verwaltung von Freelancern, je nach Projektanforderungen.

   • Vertragsmanagement und Verhandlung mit externen Partnern.

   • Koordination der Bezahlung und Rechnungsstellung für externe Partner.

4. Vertragsmanagement und rechtliche Aufgaben:

   • Erstellung, Verwaltung und Archivierung von Verträgen (mit Kunden und Partnern).

   • Sicherstellung der Einhaltung rechtlicher und regulatorischer Anforderungen.

   • Zusammenarbeit mit Rechtsberatern, wenn erforderlich.

5. Administrative Aufgaben und Büroorganisation:

   • Verwaltung von Büroressourcen und Materialbedarf.

   • Organisation von Besprechungen, Reisen und anderen administrativen Aufgaben.

   • Unterstützung des Teams bei operativen und administrativen Herausforderungen.

6. HR und Mitarbeiterverwaltung:

   • Unterstützung beim Onboarding von neuen Mitarbeitern und Freelancern.

   • Verwaltung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen.

   • Organisation von Weiterbildungsmaßnahmen und Trainings.

Schlüsselkompetenzen:

• Starke organisatorische und koordinierende Fähigkeiten.

• Erfahrung in der Verwaltung von Finanzen und Budgetplanung.

• Kenntnisse in der Verwaltung und Rekrutierung von Freelancern und externen Partnern.

• Ausgeprägte Fähigkeiten im Vertragsmanagement und in rechtlichen Angelegenheiten.

• Technologische Affinität und Erfahrung mit verschiedenen Betriebssoftware-Lösungen.

• Problemlösungsfähigkeiten und Entscheidungsfreude.

• Kommunikationsstärke und Verhandlungsgeschick.

Erforderliche Erfahrung:

• Mehrjährige Erfahrung im Operations Management oder einer ähnlichen Rolle.

• Erfahrung in der Verwaltung von Budget und Finanzen sowie der Optimierung von Geschäftsprozessen.

• Erfahrung im Umgang mit externen Partnern, Freelancer-Management und Vertragsrecht.

• Erfahrung in der Führung von administrativen und operativen Teams.

• Kenntnisse in der Nutzung von betriebswirtschaftlicher Software (z.B. Buchhaltungssoftware, ERP-Systeme).

Leistungsziele:

• Effiziente und fehlerfreie Ausführung aller administrativen und operativen Aufgaben.

• Verbesserung der internen Prozesse zur Kosten- und Zeitersparnis.

• Reibungslose Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern.

• Zufriedenheit der Geschäftsführung und des Teams mit der operativen Ausführung.

Entwicklungsmöglichkeiten:

• Weiterbildung in Bereichen wie Lean Management, Prozessoptimierung und fortgeschrittene Finanzplanung.

• Potenzielle Aufstiegsmöglichkeiten in strategische Managementrollen wie COO (Chief Operating Officer).