Eventcatering: von Excel-Angeboten zu einem Flow, der abschließt.
Angebots-Durchlaufzeit
3 Tage → same day
Akquise-Zeit GF
+8 Std./Woche
Anfrage-Conversion
+22%
Planungs-Vorlauf Personal
2 Wochen
Ausgangslage
Das Problem
Anfragen für Hochzeiten, Firmenevents und Großveranstaltungen kamen per Mail, Telefon, Kontaktformular. Jedes Angebot war eine individuelle Excel-Kopie, jede Event-Planung eine E-Mail-Kaskade. Die Inhaberin verbrachte Abende mit Angebots-Kopieren statt mit Neukundenakquise, und Mitarbeitende erhielten Dienstpläne teils 48 Stunden vor dem Event.
Vorgehen
Unser Ansatz
01End-to-End-Anfrage-bis-Event-Mapping über vier typische Szenarien
02Template-Strategie: 80% der Angebote folgen wenigen Mustern, diese automatisieren
03Dienstplanung an Event-Daten gekoppelt, keine manuelle Doppelpflege
04Integration mit dem bestehenden Buchhaltungs-Tool, keine Parallelwelt
Umsetzung
Die Lösung
Angebots-Generator mit Preis-Modulen und automatischer PDF-Erstellung
Event-Kalender mit Ressourcen- und Personalplanung
Kunden-Portal für Angebots-Freigabe und Änderungen
Automatisierte Bestätigungs- und Erinnerungsmails
Ergebnis
Was sich verändert hat
Angebote gehen am selben Tag raus statt nach drei Tagen. Die Inhaberin hat acht Stunden pro Woche für Akquise und Kundenpflege zurückgewonnen. Mitarbeitende bekommen Dienstpläne zwei Wochen im Voraus. Die Conversion auf Anfragen stieg spürbar, weil Schnelligkeit verkauft.
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Gründer, The NEED GmbH
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