Rose Catering GmbH

Anfragen für Hochzeiten, Firmenevents und Großveranstaltungen kamen per Mail, Telefon, Kontaktformular. Jedes Angebot war eine individuelle Excel-Kopie, jede Event-Planung eine E-Mail-Kaskade. Die Inhaberin verbrachte Abende mit Angebots-Kopieren statt mit Neukundenakquise — und Mitarbeitende erhielten Dienstpläne teils 48 Stunden vor dem Event.

1. 01End-to-End-Anfrage-bis-Event-Mapping über vier typische Szenarien
2. 02Template-Strategie: 80% der Angebote folgen wenigen Mustern — diese automatisieren
3. 03Dienstplanung an Event-Daten gekoppelt, keine manuelle Doppelpflege
4. 04Integration mit dem bestehenden Buchhaltungs-Tool, keine Parallelwelt

• Angebots-Generator mit Preis-Modulen und automatischer PDF-Erstellung
• Event-Kalender mit Ressourcen- und Personalplanung
• Kunden-Portal für Angebots-Freigabe und Änderungen
• Automatisierte Bestätigungs- und Erinnerungsmails

Angebote gehen am selben Tag raus statt nach drei Tagen. Die Inhaberin hat acht Stunden pro Woche für Akquise und Kundenpflege zurückgewonnen. Mitarbeitende bekommen Dienstpläne zwei Wochen im Voraus. Die Conversion auf Anfragen stieg spürbar — weil Schnelligkeit verkauft.